Keď rutinné úlohy bránia rastu
Čo by ste robili s ušetrenými 20 hodinami mesačne? Náš klient zo stavebného a kontrolného priemyslu odpoveď rýchlo našiel – venoval by sa strategickému rastu a kreatívnym projektom. Namiesto toho však bol až 2-3 pracovné dni viazaný na monotónne manuálne prepisovanie údajov zo skenovaných protokolov do Excelu.
Riešením tohto problému sa stal Protokol Extractor – pracovný názov pre unikátny systém, ktorý premenil časovo náročnú rutinu na automatizovaný proces trvajúci iba 20 minút mesačne.
Rutina, ktorá pohlcovala čas a energiu
Náš klient čelil problému, ktorý dôverne poznajú mnohí manažéri a podnikatelia:
Manuálne prepisovanie údajov
zo skenovaných protokolov do Excelu.20 hodín mesačne
strávených monotónnou prácou namiesto aktivít prinášajúcich reálnu hodnotu.Vysoké riziko chýb
pri ručnom prenose údajov, čo často znamenalo ďalšie hodiny korekcií.Zanedbané strategické aktivity
Klient nemal dostatok času ani mentálnej kapacity na plánovanie a inovácie.
Jednoduchosť pre klienta, komplexita na pozadí
Naším cieľom bolo vytvoriť riešenie, ktoré klientovi čo najviac zjednoduší proces. Tak vznikol Protokol Extractor, ktorý funguje nasledovne:
Jednoduchý vstupný formulár:
Klient nahrá skenované protokoly cez intuitívne rozhranie.Automatické spracovanie dát:
Systém využíva OCR technológiu a AI na extrakciu relevantných údajov z dokumentov.Dvojitá kontrola správnosti:
Pridali sme mechanizmus na odstránenie chýb spôsobených AI, čím sme dosiahli presnosť 99,5 %.Automatický export a odoslanie dát:
Extrahované údaje sú zapísané do Excel tabuľky, ktorá je doručená klientovi e-mailom.
Časová úspora, presnosť a spokojnosť
Po nasadení systému sme dosiahli tieto výsledky:
98 % úspora času:
Čas potrebný na spracovanie protokolov klesol z 20 hodín na 20 minút mesačne.Zvýšená presnosť:
Chybovosť pri extrakcii dát klesla z 10 % na iba 0,5 %.Vyššia produktivita:
Klient už nemusí tráviť hodiny manuálnou prácou a môže sa venovať strategickým a kreatívnym činnostiam.Jednoduchá škálovateľnosť:
Systém je pripravený na ďalších klientov a odvetvia.
Spojenie AI, OCR a automatizácie
Systém bol postavený na princípe Low-Code/No-Code a zahŕňal:
OCR (Optical Character Recognition):
Na čítanie a extrakciu dát zo skenovaných dokumentov.AI modely na validáciu dát:
Na zabezpečenie maximálnej presnosti.Automatizáciu procesov:
Prepojenie všetkých krokov od nahratia dokumentu po doručenie tabuľky klientovi.
Unikátnou výzvou bolo optimalizovať systém na spracovanie až 10 rôznych typov protokolov, pričom každý typ si vyžadoval špecifickú konfiguráciu.
Cesta k dokonalosti
Najväčšie prekážky počas implementácie:
Rôznorodosť dokumentov:
Optimalizácia na rôzne typy protokolov si vyžadovala detailné ladenie.AI skreslenia:
ChatGPT Vision občas „vymýšľal“ údaje, čo sme vyriešili zavedením kontrolného mechanizmu na verifikáciu dát.Dôvera klienta:
Spočiatku si klient nebol istý, či je takéto riešenie vôbec možné. Po nasadení systému však ocenil jeho spoľahlivosť a výsledky.
Viac času na to, čo má zmysel
Najväčším prínosom Protokol Extractora je, že oslobodil klienta od rutinných činností, čím získal 20 hodín mesačne na:
Strategické plánovanie.
Kreatívne činnosti.
Aktivity, ktoré ho profesijne a osobne napĺňajú.
Záver
Dlhodobé benefity a ponaučenie
Systém je pripravený na škálovanie a môže pomôcť klientom z rôznych odvetví. Pre mňa osobne bol tento projekt pripomienkou, že každá výzva má riešenie – stačí byť vytrvalý a hľadať nové cesty.
„Každý problém má riešenie. Stačí mu venovať dostatok energie a správny prístup.“
Chcete ušetriť 20 hodín mesačne?
Ak vás inšpiroval tento príbeh a hľadáte spôsob, ako automatizovať procesy vo vašom podnikaní, ozvite sa mi. Spolu nájdeme riešenie, ktoré vám ušetrí čas a prinesie viac slobody pre to, čo je skutočne dôležité.
